10 błędów zdalnego procesu onboardingu - przeczytaj, aby ich uniknąć

10 błędów zdalnego procesu onboardingu - przeczytaj, aby ich uniknąć
Podziel się

Pandemiczna rzeczywistość zmusiła większość z nas do pracy zdalnej. Tym samym duża część procesów HR, w tym również proces onboardingu, została przeniesiona z wersji stacjonarnej na zdalną. Organizacje, które do tej pory wdrażały pracowników zdalnie, zaadoptowały się do tych zmian dość sprawnie i szybko. Przed większym wyzwaniem stanęły firmy, które wprowadzały pracowników do pracy na miejscu. W obu przypadkach istniejące już procesy wdrożenia uległy większym lub mniejszym zmianom. I tu pojawia się pytanie: w jaki sposób wprowadzać te zmiany, aby uniknąć niepotrzebnych wpadek w zdalnym onboardingu? I dziś właśnie o tych wpadkach. Błędach. Błędach w zdalnym procesie onboardingu.  

Zanim przejdziemy jednak do tych wpadek, kilka słów o statystykach dotyczących procesu onboardingu.

  • Według raportu „The True Coast of a Bad Hire” opracowanego przez firmę Brandon Hall Group, dobrze przeprowadzony proces onboardingu może poprawić współczynnik retencji aż o 82%.
  • Wprowadzanie onboardingu sprawia, że 91% nowych pracowników decyduje się na pozostanie w jej strukturach na dłużej;
  • 69% pracowników, którzy przeszli przez odpowiedni program onboardingowy, chętniej pozostaje w organizacji przez min 3 lata;
  • W firmach, w których wprowadzono odpowiednie programy onboardingowe, produktywność pracowników wzrosła nawet o 62%;
  • 54% firm, które zainwestowały w programy wdrożeniowe, zauważyło znaczący wzrost zaangażowania podwładnych. (Aberdeen Group)

Powyższe liczby wskazują dość jednoznaczne, że warto się postarać, projektując proces wdrożenia nowego pracownika, jednocześnie minimalizując przy tym możliwą do popełnienie ilość błędów. Zatem jakie są te najczęściej popełniane błędy w zdalnym procesie onboardingu?

 

Niedostarczenie niezbędnych sprzętów do pracy np.: myszka, klawiatura, słuchawki

Warto zastanowić się, czy sam laptop wystarczy nowemu pracownikowi do pracy? Czy posiadając tylko laptopa pracownik będzie w stanie efektywnie wykonywać swoje codzienne obowiązki? Stwierdzenie ‘niezbędny sprzęt do pracy’ będzie oczywiście różnić się w zależności od zakresu obowiązków. Innego sprzętu będzie potrzebował do codziennej pracy grafik komputerowy, a innego księgowy. Natomiast niezwykle ważnym jest, aby wysyłając do nowego pracownika sprzęt do pracy zastanowić się, co powinien on obejmować. Idąc o krok dalej, warto rozważyć również, czy nowy pracownik ma warunki pozwalające mu na zdlane wykonywanie pracy oraz czy posiada np. biurko oraz krzesło do pracy.

 

Brak pomocy przy konfiguracji sprzętu

Pracownik dołączający do organizacji stacjonarnie mógł liczyć na konfigurację sprzętu. Czy da się temu zaradzić w pracy zdalnej? Oczywiście, że tak. Wystarczy zorganizować spotkanie z zespołem IT, który pomoże nowemu pracownikowi skonfigurować zdalnie sprzęt, zainstalować niezbędne oprogramowanie oraz bezpiecznie połączyć się z organizacją.

 

Brak szkolenia z obsługi platform, systemów

Kolejnym często powtarzanym błędem zdalnego onboardingu jest oczekiwanie, że nowy pracownik będzie znał obsługę platform i/lub systemów. Dobrą praktyką jest zapytanie nowej osoby, czy potrzebuje w tej kwestii pomocy lub wysłanie krótkich nagrań video/instruktaży, które pomogą nowo zatrudnionemu pracownikowi w obsłudze np. MS Teams, Zoom etc. Dzięki zadbaniu o ten aspekt, nowy pracownik z pewnością poczuje się pewniej wypełniając codzienne obowiązki. Również od samego początku, będzie on mógł bez większych trudności technicznych, skupić się na procesie wdrożenia.

 

Brak agendy i ustalonych celów wdrożenia

Spotkanie za spotkaniem przez kilka pierwszych dni? Zaryzykuję stwierdzenie, że to plaga procesów wdrożeniowych. Po co i dlaczego? Czemu na służyć to spotkanie?  Jaki jest jego cel? Z kim teraz mam spotkanie? Te i inne pytania niepotrzebnie zaprzątają myśli nowych pracowników, skutecznie odciągając ich uwagę od procesu wdrażania.
Dobrze przygotowana i przedstawiona nowemu pracownikowi agenda jego wdrożenia, pomoże mu w lepszej organizacji oraz w przygotowaniu do spotkań. Agenda kolejnych etapów onboardingu, zredukuje również towarzyszący nowemu pracownikowi poziom stresu. Planując agendę, nie zapominajmy również, o przedstawieniu nowemu pracownikowi celów jego wdrożenia.

 

Zbyt krótki okres wdrożenia i przeładowanie informacjami podczas pierwszych dni szkolenia

Przez pierwszych kilka dni/tygodni pracy często staramy się przekazać nowemu pracownikowi dużo informacji. Zdarza nam się przy tym zapomnieć, że przekazywanie mniejszej ilości wiedzy w dłuższym czasie jest bardziej efektywne. Wynika to z ograniczonych możliwości percepcyjnych człowieka.

Warto zastanowić się, które aspekty pracy są najważniejsze i pomogą pracownikowi efektywnie wykonywać ich codzienne obowiązki. Te mniej ważne teraz, możemy przełożyć na później, systematycznie doszkalając i uzupełniając podstawową wiedzę.

 

Brak urozmaicenia przekazywanych treści

Długa lista dokumentów do zapoznania się w pdf-ie. Brzmi znajomo? A szkoda, bo zdalny onboarding można przeprowadzić w sposób angażujący i ciekawy dla nowego pracownika. Możliwości jest wiele. Można wykorzystać do tego różne formaty przekazywania wiedzy.  Mogą to być treści do czytania, do oglądania, do słuchania oraz do klikania (podcasty, filmy, webinary, 1:1, quizy etc.)

 

 

Stawianie na komunikację pisemną

„Będziesz miał pytanie, napisz na komunikatorze?” Czy to aby na pewno dobre rozwiązanie? W niektórych sytuacjach owszem, komunikator pomaga, ale warto przy tym również pamiętać, że komunikacja pisemna pozostawia miejsce na interpretacje, czasem te mylne oraz może być źródłem dodatkowych szumów informacyjnych. Zatem kiedy to tylko możliwe, starajmy się komunikować z nową osobą, wykorzystując do tego rozmowę telefoniczną lub rozmowę wideo.

 

Brak Opiekuna

„Będziesz miał pytania, pytaj zespół” – no dobrze, ale kogo dokładnie? Rola Buddy’ego lub Opiekuna w procesie wdrożenia do firmy stanowi kluczowy element przesądzający często o jego sukcesie. W kontekście wdrażania online, gdy brakuje bezpośredniego kontaktu, rola Buddiego nabiera jeszcze większego znaczenia. Poza wiedzą merytoryczną oraz doświadczeniem związanym z pracą, Buddy powinien posiadać również odpowiednie kompetencje miękkie min. komunikatywność, otwartość, kreatywność, umiejętność pracy w zespole oraz odporność na stres. To właśnie Buddy pomoże nowemu pracownikowi znaleźć odpowiedź nie tylko na pytanie techniczne, ale również na te mniej formalne dotyczące zwyczajów zespołu, zasad świętowania etc. Aby tak jednak było, należy pamiętać o odpowiednim przygotowaniu Buddiego do pełnienia tej niezwykle istotnej w całym procesie wdrożenia, roli.

 

Brak onboardingu więzi/relacji

Pracownik zna już procedury i platformę, na której będzie pracował. Poznał również swoje zadania, stawiane przed nim oczekiwania oraz cele. Jest już gotowy do pracy, a wdrożenie można uznać za zakończone. Czy aby na pewno? A co ze zaznajomieniem nowego pracownika z kulturą organizacji, zarówno tą formalną jak i nieformalną? Nie zapominajmy również o wprowadzeniu nowej osoby do społeczności firmowej, o jego integracji z zespołem, by możliwie szybko poczuł się jak u siebie.

 

Brak ewaluacji / brak informacji zwrotnej po zakończeniu wdrożenia

Ewaluacja! Tak, chcemy wiedzieć, czy pracownik czuje się przygotowany do samodzielnej pracy po okresie wdrożenia, co mu się podobało oraz co można ulepszyć w procesie jego wdrożenia. Co więcej, podczas procesu adaptacji pracownika warto zaplanować więcej niż jedną aktywność zbierania feedbacku.  Warto zdefiniować tzw. check point’y procesu adaptacji np.: po pierwszym tygodniu, po pierwszym miesiącu, po 3 miesiącach, aby badać poziom satysfakcji nowego pracownika w różnych momentach jego wdrożenia. Bez informacji zwrotnej nie będziemy wiedzieli, co powinno zostać usprawnione w procesie adaptacji pracownika do organizacji. A z kolei bez tych wskazówek wprowadzenie zmian i ulepszeń w tym procesie będzie niemożliwe.

 

Błędy często kojarzą nam się z czymś negatywnym. Tymczasem wiele osób, które odniosło sukces, twierdzi, że nauki wyniesione z błędów są najlepszymi lekcjami. Warto odrobić swoje lekcje i przeanalizować sytuacje, w tym przypadku proces zdalnego onboardingu, zastanawiając się równocześnie, co można w nim ulepszyć, aby był on bardziej efektywny i tym samym zrobić dobre pierwsze wrażenie na nowym pracowniku.

Bądź na bieżąco. Zapisz się do naszego newslettera

Czego jeszcze możemy Cię nauczyć